Thu hút được người tham gia sự kiện luôn là niềm mong mỏi và băn khoăn lớn nhất của các nhà tổ chức sự kiện. Đối với những sự kiện nội bộ, việc tham gia là bắt buộc nên đôi khi việc truyền thông sẽ rất dễ dàng.
Tuy nhiên, nếu là các sự kiện mang tính cộng đồng như: Giới thiệu sản phẩm mới, lễ khởi công, lễ khai trương, tiệc tất niên hay một chương trình ca nhạc thì thành công của sự kiện phụ thuộc rất lớn vào người tham gia.
Vậy làm cách nào để thu hút được người tham gia sự kiện của bạn hay nói cách khác làm thế nào để truyền thông sự kiện hiệu quả.
3 yếu tố lớn nhất thu hút người tham gia.
Bất cứ sự kiện nào đều có một điều đặc biệt nào đó để người tham gia mong muốn hoặc háo hức được tham dự nó. Tuy nhiên, với kinh nghiệm nhiều năm trong tổ chức sự kiện, chúng tôi đúc ra được 3 yếu tố chính khiến công chúng quan tâm nhất.
Lợi ích từ sự kiện
Lợi ích mà khán giả có thể nhận được từ sự kiện luôn là điều đầu tiên khiến họ quan tâm nhất.
Khi đụng tới lợi ích chính yếu của khán giả như kiến thức, tinh thần, vấn đề tâm lý,...thì dù sự kiện đó có mức giá nào, thì khán giả vẫn mong muốn tham dự một sự kiện mang đến nhiều lợi ích cho bản thân mình.
Không chỉ những lợi ích về mặt tinh thần, những lợi ích về vật chất như tặng quà miễn phí, giảm giá, khuyến mãi cũng là cách rất hiệu quả để thu hút khán giả.
Người chủ trì, diễn giả, khách mời
Yếu tố thứ 2 quyết định tới lượng khán giả tham gia chính là diễn giả hay khách mời của chương trình. Những diễn giả nổi tiếng có ảnh hưởng sâu sắc tới công chúng. Đặc biệt những sự kiện có người nổi tiếng như các nghệ sĩ, ca sĩ, diễn viên nổi tiếng sẽ thu hút lượng lớn đông đảo người hâm mộ tới tham gia.
Việc mời các diễn giả, nghệ sỹ nổi tiếng phù hợp với những sự kiện gắn liền với các sản phẩm của ban tổ chức. Bởi đó chính là cơ hội rất tốt để quảng bá sản phẩm và truyền thông rộng rãi thương hiệu của doanh nghiệp.
Giá vé
Giá vé là một vấn đề khá nhạy cảm nhưng cũng rất thiết thực khi nhà tổ chức công bố cho khán giả về mức giá của chương trình. Giá vé vừa thể hiện giá trị của sự kiện, vừa là cách để ban tổ chức thu hồi được kinh phí tổ chức chương trình.
Tuy nhiên, việc cân nhắc về giá vé rất quan trọng. Bạn cần biết đối tượng khách hàng mà bạn hướng tới là ai, thuộc tầng lớp nào để đưa ra mức giá phù hợp.
Với chương trình dành cho giới thượng lưu sẽ là giá khác, giới bình dân là giá khác. Đối tượng là các bạn sinh viên sẽ có mức giá khác với nhân viên văn phòng. Hay thậm chí, sự kiện dành cho các ông bố cũng có giá khác với các bà mẹ nội trợ.
Khi đưa ra mức giá phù hợp với đối tượng mà sự kiện của bạn hướng tới cũng chính là cách bạn thu hút được đông đảo lượng khán giả đến nhất, phù hợp với chính mục tiêu truyền thông của chương trình.
Một số yếu tố khác
Ngoài 3 yếu tố chính trên, một số yếu tố khác cũng ảnh hưởng ít nhiều tới lượng người tham gia sự kiện như: Nội dung sự kiện hấp dẫn, không gian trang trí sự kiện, địa điểm sự kiện thuận lợi,...
Cách thu hút được nhiều người tham gia sự kiện
Dựa vào 3 yếu tố chính trên, chúng tôi gợi ý các bạn 4 cách để thu hút khán giả đến với sự kiện. Tùy điều kiện và nhu cầu của mỗi chương trình, bạn có thể lựa chọn cách truyền thông phù hợp nhất:
Tạo sự hấp dẫn của sự kiện
Sự hấp dẫn của sự kiện đến chủ yếu từ chính nội dung của chương trình. Nội dung hấp dẫn, thu hút hay nói về một vấn đề thời sự nóng bỏng nào đó luôn được quan tâm hơn rất nhiều so với một sự kiện thông thường.
Ngoài ra, tính hấp dẫn của sự kiện còn được tạo ra từ diễn giả hay khách mời của chương trình. Một người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng sâu rộng tới công chúng hay sở hữu hàng triệu fan hâm mộ luôn là điểm nhấn quan trọng của sự kiện. Chính vì thế mà giá thuê những nhân vật có tầm ảnh hưởng lớn luôn đắt hơn rất nhiều so với những người bình thường có tầm ảnh hưởng ít. Điển hình như các diễn giả nổi tiếng, các doanh nhân thành đạt, các nghệ sĩ, ca sĩ, diễn viên nổi tiếng thu hút một lượng khán giả cực kỳ lớn.
Ngoài ra, tính hấp dẫn của sự kiện có thể tạo ra từ những điều mới lạ, lần đầu tiên xuất hiện hay những trải nghiệm đầu tiên. Bạn có thể thấy một ví dụ rõ nhất với những buổi ra mắt thiết bị công nghệ mới, những trải nghiệm công nghệ, sản phẩm, dịch vụ miễn phí luôn có một sức hút nhất định cho những người quan tâm.
Như đã nói ở trên, một trong những yếu tố chính thu hút người tham gia chính là nội dung. Hãy biến nội dung của sự kiện thật hấp dẫn bằng các cách trên, bạn sẽ thấy hiệu quả thật bất ngờ đấy.
Có những thứ miễn phí
Tạo ra những thứ miễn phí chính là cách bạn đánh trực tiếp vào lòng tham của khán giả. Bất cứ ai khi nghe tới những câu như “miễn phí”, “khuyến mại”, “giảm giá” “voucher” hay tương tự như thế đều cảm thấy tò mò và hứng khởi hơn.
Bạn có thể miễn phí ngay từ phần vé vào của sự kiện. Mặc dù điều đó sẽ khiến sự kiện của bạn thất thu, tuy nhiên hiệu quả mang lại cho chương trình chính là lượng khán giả và từ đó bạn có thể thoải mái quảng bá thương hiệu đến với khách hàng của mình.
Ngoài ra, bạn có thể tạo ra vé vào miễn phí trá hình bằng cách mua sản phẩm để được tặng vé. Một ví dụ cho bạn với sự kiện “Mùa hè không độ” với rất nhiều các nghệ sĩ nổi tiếng hàng đầu Việt Nam, nhưng vẫn thu hút hàng nghìn người tham gia. Mặc dù không phải miễn phí hoàn toàn vé vào, nhưng công ty Tân Hiệp Phát vẫn vừa thu được doanh thu khủng vừa thu hút hàng nghìn người tham gia sự kiện. Bằng cách nào? Đó là chính sách mua sản phẩm tặng vé tham dự. 1 chai Trà xanh 0 độ = 1 nhãn. Nếu khán giả có 2 nhãn sẽ đổi được 1 vé thường, 6 nhãn sẽ đổi được 1 vé VIP.
Ngoài ra, bạn có thể hứa hẹn các phần quà từ sự kiện như sản phẩm dùng thử, voucher giảm giá, chụp ảnh cùng thần tượng,... Đó là cách thu hút lượng khán giả tham gia khá hiệu quả đấy.
Tạo sự khan hiếm
Sự khan hiếm chỉ hiệu quả với những sự kiện thực sự đáng giá và được dư luận đặc biệt mong chờ. Với những sự kiện như thế, có thể ban tổ chức sẽ rất nhàn trong việc truyền thông. Tuy nhiên, bạn có thể tạo hiệu ứng cho những chương trình sau nữa bằng cách tạo sự khan hiếm vé thực sự và ngày chốt vé cuối cùng.
Làm được ngay từ lần đầu thì những lần sau bạn sẽ rất dễ dàng trong việc truyền thông, khán giả sẽ tìm đến bạn chứ bạn không cần cất công đi tìm nữa.
Vậy những sự kiện bình thường có áp dụng cách này được không?
Câu trả lời là hoàn toàn có thể, nhưng bạn cần biết giá trị lớn nhất trong sự kiện của bạn là gì? Từ đó, bạn hãy truyền thông chủ yếu vào giá trị đó để khán giả thấy được tầm quan trọng thực sự của chương trình. Khi thấy được sự quan tâm của khách hàng, bạn hãy vận dụng sự khan hiếm này để đánh vào tâm lý của khán giả.
Sự khan hiếm có thể về vé tham dự, về món quà trong sự kiện hay những đặc quyền ưu tiên cho những khán giả đăng ký sớm. Khéo léo trong việc tạo ra sự khan hiếm cũng là cách khá hiệu quả để bạn áp dụng.
Tiết lộ các hình ảnh hậu trường
Nhiều sự kiện khá kỵ việc tiết lộ cảnh hậu trường bởi các nhà tổ chức luôn muốn những hình ảnh đẹp đẽ nhất đến với khán giả của mình.
Tuy nhiên, nếu biết khéo léo vận dụng hình ảnh hậu trường vào truyền thông, đó sẽ là cách rất hiệu quả để thu hút khán giả tham gia sự kiện của bạn.
Đôi lúc, khán giả sẽ rất trân trọng những thành quả của e kip tạo ra chương trình và cảnh hậu trường chính là cách bạn thể hiện sự cố gắng, nỗ lực hay đôi khi là tính chuyên nghiệp trong trước, trong và sau sự kiện. Điều đó sẽ thu hút được khán giả khá tốt.
Sự kiện nào cũng cần có người tham gia, nếu không thu hút được người tham gia sự kiện đồng nghĩa với việc sự kiện của bạn thất bại. Bạn đừng khiến những công sức của mình bị lãng phí bởi một khâu nhỏ nhưng vô cùng quan trọng này. Hi vọng với những gợi ý trên sẽ giúp bạn có ý tưởng mới cho chiến dịch truyền thông của mình trong sự kiện sắp tới nhé.
